Vol 2, No 1 (2014)

Proceeding Seminar Hasil Penelitian

Penataan arsip data mahasiswa pada Biro Akademik Universitas Darma Persada
merupakan hal yang sangat penting karena kumpulan dokumen tersebut merupakan
rekaman informasi dari setiap aktivitas di Universitas. Penataan arsip yang baik memiliki
nilai guna dalam memberikan informasi dengan cepat dan tepat. Penataan arsip yang baik
juga sangat penting, agar setiap saat dibutuhkan, mudah untuk menemukan dokumen
(retrieval) data/informasi tersebut. Untuk itu, yang harus dilakukan adalah melaksanakan
tatacara penyimpanan secara rapi dan teratur. Salah satu langkah proses penataan yang
baik adalah dengan cara menyusun dokumen sesuai dengan disposisi kegiatan. Secara
berkala perlu dilakukan proses pemusnahan dokumen, hal ini untuk menghindari gudang
arsip dipenuhi oleh dokumen-dokumen yang tidak perlu (junk documents). Pemusnahan
file harus dilakukan dengan hati-hati dan benar, berdasarkan Standard Operating Prosedur
yang terkait.
Hasil penelitian prosedur penataan arsip yang meliputi tahapan pembuatan, pemanfaatan,
penyimpanan, retrieval dan disposisi menunjukkan bahwa dokumen yang muncul akibat
aktivitas administrasi akademik bersifat dinamis karena memiliki manfaat untuk proses
akademik antara lain, pelaporan PDPT/EPSBED, akreditasi program studi, dan kebutuhan
lainnya. Dalam pelaksanaanya saat ini, beberapa dokumen belum dikelola secara maksimal
karena hanya berbentuk dokumen manual dan belum dilakukan secara elektronis seperti
data cuti akademik mahasiswa, data pengunduran diri mahasiswa, data diri mahasiswa
yang harus selalu diperbaharui serta data lulusan yang belum seluruhnya tersimpan dalam
program SIAK. Sarana dan prasarana penyimpanan data serta prosedur yang belum cukup
menunjang, menyebabkan beberapa dokumen harus yang diolah kembali, membutuhkan
waktu lama untuk mencari dokumen tersebut. Tahapan yang perlu mendapat perhatian
adalah proses penyusutan dokumen, hal ini belum optimal dilakukan karena belum adanya
prosedur dan penjadwalan rutin.

 


Kata kunci: data akademik mahasiswa, dokumen, penciptaan, pemanfaatan, penyimpanan.

Full Issue

View or download the full issue pdf (Bahasa Indonesia)

Table of Contents